실전에서 바로 쓰는 엑셀 기능과 단축키 - 화면 보기 및 인쇄 관련 기능 편

미국 마이크로소프트에서 만든 MS Office 프로그램의 하나인 엑셀(Excel)은 전세계의 수많은 학생들과 직장인들이 이용하고 있는 MS의 킬러 컨텐츠입니다.

 

 

우리나라에서도 대학생이나 직장인, 사업자 분들에게는 데이터를 관리할 때 거의 필수적으로 이용하는 소프트웨어라고 할 수 있는데요,

 

저는 엑셀을 처음 익힐 때 엑셀을 알려주는 시중 서적은 양이 너무 방대하고 인터넷에 올라와있는 정보들은 이미 알고있는 기초적인 내용만 되풀이하는 경향이 있어 답답했던 경험이 있습니다.

 

 

이에 엑셀을 쉽고 빠르게 만들어주는 여러 단축키와 기능들, 특히 실전에서 당장 써먹고 과제시간을 줄여주거나 퇴근시간을 앞당겨줄 수 있는 꿀팁들을 알려 드리려고 합니다.

 

 

오늘은 화면 보기 및 인쇄 관련 기능 및 단축키에 대하여 소개해 드리겠습니다.

 

 

[화면 보기 관련]

 

 

* 틀 고정, 그룹화, 행 열 숨기기 관련 기능은 아래 글 참조 부탁드립니다.

 

2020/04/05 - [유용한 정보/엑셀 팁] - 실전에서 바로 쓰는 엑셀 기능과 단축키 - 틀 고정, 그룹화, 행 열 숨기기

 

 

 

<Ctrl + 마우스 휠>

 

화면을 확대하거나 축소할 때 쓰는 기능입니다. Ctrl 키를 누른 채로 마우스 휠을 위로 돌리면 화면이 확대되고, 아래로 돌리면 화면이 축소됩니다.

 

폰트를 변경하지 않고 글자를 크게 보고 싶을 때 주로 <Ctrl + 마우스휠(위쪽)> 을 이용하고, 넓은 화면을 한 눈에 조망하고 싶을 때 <Ctrl + 마우스휠(아래쪽)> 을 이용합니다.

 

 

<Alt + W + VG>

 

눈금선을 없애는 단축키입니다. 

 

 

일반적으로 본인이 서식을 직접 만들 때 눈금선이 거슬리는 경우가 많아 어떤 양식을 직접 제작하는 경우에는 눈금선을 먼저 없애고 시작하는 것이 좋습니다.

 

 

 

 

[인쇄 관련]

 

 

<인쇄영역 설정>  (블럭설정 후 Alt + P + R + S)

 

간혹 엑셀로 작업한 시트를 인쇄해야 하는 경우가 있습니다. 엑셀은 워드파일이나 아래한글처럼 양식 자체가 종이에 어떻게 인쇄될지 보여주지 않고 상하좌우로 굉장히 넓게 펼쳐져 있는 스프레드시트이기 때문에 직관적으로 어떤 부분이 인쇄될 지 알 수 없습니다.

 

이러한 경우 인쇄될 영역을 직접 설정해줄 수 있는데요, 아래 예시를 통해 알아보겠습니다.

위의 이미지에서 표와 제목, 합계와 평균 부분만 인쇄되도록 설정하고 싶은 경우, 해당 부분을 드래그한 후,

 

위쪽 "페이지 레이아웃"에서 "인쇄영역 설정"을 클릭하시면 됩니다. 단축키도 있지만 인쇄영역 설정은 자주 사용하는 명령은 아니므로 저는 그냥 마우스 클릭으로 해결하는 편입니다.

 

블럭설정된 부분이 인쇄 영역으로 설정되며 아래의 "페이지 나누기 미리 보기" 기능을 통해 인쇄영역 설정 부분을 더 상세하게 살펴볼 수 있습니다.

 

 

<페이지 나누기 미리 보기> (Alt + W + I)

 

위의 인쇄영역 설정 기능으로 설정한 인쇄영역을 직관적으로 볼 수 있는 화면모드를 실행합니다. "보기"의 "페이지 나누기 미리 보기"를 클릭하면 볼 수 있습니다. 이 상태에서는 파란색 선을 드래그하여 어떤 부분까지 인쇄되도록 할지 임의로 조절할 수 있습니다.

 

위 이미지에서는 J열과 K열 사이에 점선으로 페이지가 나누어져 있으므로 해당 선을 M열과 N열 사이로 드래그하여 모든 표가 한 페이지에 들어오도록 설정할 수 있습니다.

 

이렇게 하나의 박스에 "1 페이지"라고 적히면 해당 시트를 인쇄하는 경우 박스 안쪽 부분만 인쇄됩니다.

 

제목과 합계, 평균 란을 제외하고 인쇄하고 싶은 경우에는 위쪽 파란색 선(3행과 4행 사이의 선)을 드래그하여 끌어내리면 됩니다.

 

이렇게 설정하여 인쇄하면 아래 흰색부분의 표만 인쇄됩니다.

 

다시 원래 화면으로 돌아가려면 "기본"을 누르시면 되고, 단축키는 <Alt + W + N>입니다.

 

 

이상으로 화면 보기 관련된 몇 가지 단축키와 인쇄영역 관련 기능에 대한 포스팅을 마치겠습니다.

 

조잡한 글 읽어주셔서 감사드리며, 독자 분들의 엑셀 능률 향상에 조금이나마 도움이 되었길 진심으로 기원합니다.